Contabilità senza carta nelle PMI: il passaggio in 5 passi

Contabilità senza carta significa: i documenti vengono registrati, archiviati e conservati in digitale invece che raccolti in classificatori. Per le PMI svizzere è consentita e fa risparmiare tempo in modo sensibile, a condizione di rispettare le regole di conservazione previste dalla legge. Il passaggio riesce in cinque passi gestibili, e gran parte di essi si sbriga direttamente dal telefono.

Cosa significa contabilità senza carta?

Senza carta non significa «niente più documenti», ma «niente più pile di carta». Ogni ricevuta, ogni fattura e ogni contratto viene digitalizzato e archiviato in un luogo strutturato dove è ritrovabile. Il documento fisico perde il suo ruolo di unico originale. Subentra la sua copia digitale.

La contabilità senza carta è consentita in Svizzera?

Sì. Il Codice svizzero delle obbligazioni prevede che i libri di commercio e i documenti contabili siano conservati per dieci anni (CO art. 958f). L'ordinanza sulla tenuta e conservazione dei libri di commercio (Olico) consente al riguardo espressamente la conservazione elettronica, purché siano garantite integrità, leggibilità e disponibilità dei dati per l'intera durata del termine.

Nella pratica significa: un documento scansionato con cura e archiviato in modo inalterabile soddisfa i requisiti. Lo scatolone con le ricevute non è un obbligo, ma un'abitudine.

Come passo al digitale in 5 passi?

1. Digitalizzare subito i documenti. Fotografare le ricevute subito dopo l'acquisto, invece di raccoglierle.
2. Nominare in modo uniforme. Uno schema di denominazione chiaro rende i documenti ritrovabili. Qui aiutano le proposte automatiche di nomi file.
3. Archiviare in modo strutturato. Ogni documento finisce nello stesso posto definito (ad es. la posta in arrivo di Bexio), non in allegati di posta sparsi.
4. Registrare tempestivamente. Ciò che è disponibile in digitale si può imputare subito, invece di ricostruirlo a fine mese.
5. Archiviare in sicurezza. La conservazione la gestisce Bexio come sistema di riferimento, e lì i documenti restano disponibili per il termine di conservazione previsto dalla legge.

Come aiuta un'app mobile nel passaggio?

Il più grande freno sulla via della contabilità senza carta è il momento tra «documento ricevuto» e «documento registrato». È proprio qui che interviene un'app mobile: il documento viene digitalizzato appena nasce, non giorni dopo alla scrivania. Così la pila di carta scompare prima ancora di formarsi.

Come funziona concretamente la scansione lo trovi qui: Scansionare ricevute e archiviarle in digitale con Bexio. L'intero flusso di lavoro mobile lo mostra la guida completa a Bexio in mobilità.