Comptabilité sans papier en PME : le passage en 5 étapes

Comptabilité sans papier signifie : les justificatifs sont saisis, classés et archivés sous forme numérique au lieu d'être rassemblés dans des classeurs. Pour les PME suisses, c'est autorisé et cela fait gagner un temps appréciable, à condition de respecter les règles légales de conservation. Le passage se fait en cinq étapes maîtrisables, dont une grande partie peut être réalisée directement depuis le téléphone.

Que signifie la comptabilité sans papier ?

Sans papier ne veut pas dire « plus aucun justificatif », mais « plus aucune pile de papier ». Chaque quittance, chaque facture et chaque contrat est numérisé et classé à un endroit structuré où il reste retrouvable. Le justificatif physique perd son rôle d'unique original : c'est l'image numérique qui prend le relais.

La comptabilité sans papier est-elle autorisée en Suisse ?

Oui. Le Code des obligations suisse exige que les livres de comptes et les pièces comptables soient conservés dix ans (CO art. 958f). L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) autorise expressément la conservation électronique, pour autant que l'intégrité, la lisibilité et la disponibilité des données soient garanties pendant tout le délai.

Concrètement, cela signifie : un justificatif proprement scanné et classé de manière inaltérable satisfait aux exigences. La boîte à chaussures pleine de quittances n'est pas une obligation, mais une habitude.

Comment franchir le pas en 5 étapes ?

1. Numériser les justificatifs tout de suite. Photographier les quittances directement après l'achat, au lieu de les accumuler.
2. Nommer de façon uniforme. Un schéma de nommage clair rend les documents retrouvables. Ici, les propositions de noms automatiques sont d'une grande aide.
3. Classer de manière structurée. Chaque justificatif atterrit au même endroit défini (par ex. la boîte de réception dans Bexio), et non dans des pièces jointes d'e-mails éparpillées.
4. Comptabiliser sans tarder. Ce qui est disponible sous forme numérique peut être imputé immédiatement, au lieu d'être reconstitué en fin de mois.
5. Archiver en toute sécurité. La conservation est assurée par Bexio en tant que système de référence, où les justificatifs restent disponibles pendant le délai légal de conservation.

En quoi une app mobile aide-t-elle lors du passage ?

Le principal frein sur le chemin de la comptabilité sans papier, c'est le moment entre « justificatif reçu » et « justificatif saisi ». C'est précisément là qu'intervient une app mobile : le justificatif est numérisé dès qu'il naît, et non des jours plus tard, au bureau. La pile de papier disparaît ainsi avant même de se former.

La façon dont fonctionne concrètement le scan est décrite ici : Scanner des reçus et les classer numériquement avec Bexio. L'ensemble du flux de travail mobile est présenté dans le guide complet sur Bexio en déplacement.