Utiliser Bexio en mobilité : le guide complet pour le terrain

Utiliser Bexio en mobilité, cela veut dire : créer des factures, scanner des reçus, vérifier des paiements et gérer des contacts, directement depuis ton téléphone, même sans ordinateur portable et sans bureau. Avec une app Bexio native comme Vexlo, tu te connectes en toute sécurité à ton compte Bexio existant et tu règles les tâches les plus importantes en quelques minutes, au lieu de le faire le soir à ton bureau. Ce guide montre ce qui est possible en mobilité, ce à quoi tu dois faire attention et comment gagner le plus de temps.

Que peut faire l'app Bexio en déplacement ?

Une bonne app Bexio ne se contente pas de reproduire une vue allégée, elle reproduit les véritables flux de travail. Avec Vexlo, tu peux, en déplacement :

• Créer, modifier des factures, les envoyer en PDF et les filtrer par statut (ouvert, payé, en retard).
• Vérifier des factures fournisseurs, ajuster des positions et les valider.
• Scanner des reçus et les classer directement dans la bonne boîte de réception.
• Rechercher, créer des contacts et les nettoyer avec les « corrections magiques ».
• Consulter et ajuster des articles et des prix.
• Récupérer des fiches de salaire et les partager en PDF.

La différence avec le site web mobile : une app native charge instantanément les données mises en cache, continue de fonctionner hors ligne et t'envoie des notifications push dès qu'une facture est payée ou qu'une échéance est dépassée.

Pourquoi la comptabilité mobile en vaut-elle la peine pour les PME ?

Les petites et moyennes entreprises sont l'épine dorsale de l'économie suisse : selon l'Office fédéral de la statistique, 99,7 % de toutes les entreprises en Suisse sont des PME. C'est précisément là que le temps au bureau est le plus rare : la comptabilité entre en concurrence avec les rendez-vous clients, les chantiers et les mandats.

Les tâches réglées en mobilité ne s'accumulent plus sur la pile du soir. Celui qui saisit une facture directement après le rendez-vous, sur le parking, l'envoie plusieurs jours plus tôt, et est en moyenne aussi payé plus tôt. La comptabilité passe ainsi du projet de week-end à une affaire secondaire réglée entre deux. Une étape importante vers la comptabilité sans papier en PME.

La comptabilité la plus productive est celle qui se fait au passage, au moment où l'information naît, et non des semaines plus tard, de mémoire.

Comment créer une facture en mobilité ?

Les factures sont la raison la plus fréquente d'ouvrir Bexio en déplacement. Dans Vexlo, tu choisis le contact, tu ajoutes des positions avec quantité, prix et taux de TVA, puis tu envoies la facture en PDF, soit via Bexio (avec suivi de l'envoi), soit via l'app de messagerie de ton appareil.

Le déroulé complet, y compris la modification des positions et la QR-facture, se trouve en détail ici : Créer et envoyer des factures Bexio en déplacement.

Comment saisir et scanner des reçus en déplacement ?

Les reçus se perdent lorsqu'ils finissent dans le portefeuille ou la boîte à gants. Avec la fonction de scan intégrée, tu photographies les quittances directement, elles sont recadrées automatiquement et classées dans la boîte de réception, prêtes à être comptabilisées.

Depuis la version 1.1.0, Vexlo propose grâce à l'IA des noms de fichiers dans le style de tes conventions habituelles. Le traitement s'effectue exclusivement via des modèles d'IA hébergés en Suisse ; tes données restent dans le pays (Swiss Data Promise). En savoir plus : Scanner des reçus et les classer numériquement avec Bexio.

Bexio fonctionne-t-il aussi hors ligne ?

Oui, du moins en lecture. Vexlo met en cache localement les factures, reçus et fichiers (cache-first). Sans Internet, tu vois malgré tout tes données instantanément ; les modifications qui nécessitent une connexion sont bloquées jusqu'à ce que tu sois de nouveau en ligne. Sur les chantiers, dans le train ou à l'étranger, c'est précisément la différence entre « jeter un coup d'œil rapide » et « impossible pour l'instant ».

Quelles actions fonctionnent hors ligne et lesquelles non, cela figure ici : Utiliser Bexio hors ligne : ce qui fonctionne sans Internet.

Quelle est la sécurité de l'utilisation mobile de Bexio ?

La sécurité détermine si la comptabilité mobile est envisageable ou non. Trois points sont essentiels :

1. Connexion sans stockage du mot de passe. Vexlo se connecte à Bexio via OAuth PKCE : ton mot de passe n'est jamais stocké dans l'app.
2. Verrouillage de l'app. En option, tu protèges l'app avec Face ID, Touch ID ou l'empreinte digitale ; le code de l'appareil sert de solution de secours.
3. Traitement des données en Suisse. Les fonctions d'IA tournent sur des serveurs suisses, pas sur des clouds anonymes à l'étranger.

Pour les entreprises plus grandes comptant plusieurs collaborateurs, un autre point compte : chaque personne travaille avec son propre identifiant Bexio, et les autorisations sont reprises de Bexio.

Faut-il payer un supplément pour une app Bexio ?

L'app elle-même se télécharge gratuitement sur l'App Store et sur Google Play. Un abonnement Bexio existant suffit. Les fonctions d'IA optionnelles sont pilotées par l'administrateur ; chaque organisation reçoit jusqu'à 25 crédits gratuits pour les essayer. Il n'y a pas de seconde facture cachée uniquement pour le téléphone.

Conclusion : Bexio a sa place sur le téléphone

La comptabilité mobile n'est plus un compromis, mais la voie la plus rapide. Des factures directement après le rendez-vous, des reçus tout de suite au lieu de plus tard, des encaissements en notification push : la comptabilité reste ainsi à jour, sans coûter ta soirée. Celui qui prend son Bexio au sérieux l'a toujours avec lui.

Le plus simple est de l'essayer toi-même : Vexlo propose un mode démo avec des données d'exemple, entièrement sans compte Bexio et sans connexion.