Vérifier et valider les factures fournisseurs en mobilité
Vérifier les factures fournisseurs entrantes dans Bexio en déplacement, contrôler positions et pièces jointes, puis valider, pour que les paiements ne restent pas bloqués faute d'une journée au bureau.
Tu vérifies et valides les factures fournisseurs avec une app Bexio directement depuis ton téléphone : ouvrir le justificatif, contrôler les positions et la pièce jointe, définir le statut. Ainsi, aucun paiement ne reste en suspens simplement parce que personne n'est justement devant l'ordinateur du bureau. Dans les petites équipes, c'est la cause la plus fréquente d'escomptes manqués et de rappels.
Comment vérifier une facture fournisseur en mobilité ?
Dans Vexlo, tu ouvres la facture fournisseur, tu vois les positions avec le justificatif joint, à un tap de distance, et tu contrôles le montant, l'échéance et l'imputation comptable. Si quelque chose ne va pas, tu ajustes les positions avant de valider.
Puis-je contrôler positions et pièces jointes en déplacement ?
Oui. Les positions peuvent être consultées et modifiées, et le justificatif original au format PDF n'est qu'à un tap. Tu n'as donc pas à deviner à quoi correspond une position : tu ouvres le document à tout moment pour contrôle.
Pourquoi devrais-je valider les factures fournisseurs immédiatement ?
Les paiements laissés en suspens coûtent doublement : escomptes manqués et, dans le pire des cas, frais de rappel. Celui qui vérifie et valide une facture entrante dès qu'elle arrive garde son cycle de paiement propre. Dans les petites structures, où la direction est rarement assise toute la journée à son bureau, l'accès mobile vaut précisément ici de l'or.
Qu'est-ce qui fait un processus de validation propre ?
Trois choses permettent de garder la vue d'ensemble :
- Saisir les justificatifs tout de suite, pour que la facture fournisseur existe véritablement.
- Ouvrir la pièce jointe pendant la vérification, au lieu de valider de mémoire.
- Définir le statut de manière systématique, pour que chacun dans l'équipe voie où en sont les choses.
La façon dont s'effectue la saisie des justificatifs en amont est décrite ici : Scanner des reçus et les classer numériquement. L'ensemble du flux de travail mobile est présenté dans le guide complet sur Bexio en déplacement.