Bexio mobil nutzen: der komplette Ratgeber für unterwegs

Bexio mobil nutzen heisst: Rechnungen erstellen, Belege scannen, Zahlungen prüfen und Kontakte pflegen, direkt vom Handy, auch ohne Laptop und ohne Büro. Mit einer nativen Bexio App wie Vexlo verbindest du dich sicher mit deinem bestehenden Bexio-Konto und erledigst die wichtigsten Aufgaben in Minuten statt am Abend am Schreibtisch. Dieser Ratgeber zeigt, was mobil geht, worauf du achten solltest und wie du am meisten Zeit sparst.

Was kann die Bexio App unterwegs?

Eine gute Bexio App bildet nicht nur eine abgespeckte Ansicht ab, sondern die echten Arbeitsabläufe. Mit Vexlo erledigst du unterwegs:

• Rechnungen erstellen, bearbeiten, als PDF versenden und nach Status filtern (offen, bezahlt, überfällig).
• Lieferantenrechnungen prüfen, Positionen anpassen und freigeben.
• Belege scannen und direkt im richtigen Posteingang ablegen.
• Kontakte suchen, anlegen und mit «magischen Korrekturen» aufräumen.
• Artikel und Preise nachschlagen und anpassen.
• Lohnabrechnungen abrufen und als PDF teilen.

Der Unterschied zur mobilen Website: Eine native App lädt zwischengespeicherte Daten sofort, funktioniert offline weiter und schickt dir Push-Nachrichten, sobald eine Rechnung bezahlt oder eine Frist überschritten wird.

Warum lohnt sich mobile Buchhaltung für KMU?

Kleine und mittlere Unternehmen sind das Rückgrat der Schweizer Wirtschaft: Laut Bundesamt für Statistik zählen 99,7 % aller Unternehmen in der Schweiz zu den KMU. Genau dort ist die Zeit im Büro am knappsten. Die Buchhaltung konkurriert mit Kundenterminen, Baustellen und Aufträgen.

Mobil erledigte Aufgaben verschwinden nicht auf den Feierabend-Stapel. Wer eine Rechnung direkt nach dem Termin auf dem Parkplatz erfasst, verschickt sie Tage früher und wird im Schnitt auch früher bezahlt. Die Buchhaltung wird so vom Wochenend-Projekt zur Nebensache zwischendurch, ein wichtiger Schritt zur papierlosen Buchhaltung im KMU.

Die produktivste Buchhaltung ist die, die nebenbei passiert: im Moment, in dem die Information entsteht, nicht Wochen später aus dem Gedächtnis.

Wie erstelle ich eine Rechnung mobil?

Rechnungen sind der häufigste Grund, Bexio unterwegs zu öffnen. In Vexlo wählst du den Kontakt, fügst Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz hinzu und versendest die Rechnung als PDF, entweder über Bexio (mit Versandnachverfolgung) oder über die Mail-App deines Geräts.

Den kompletten Ablauf inklusive Positionen bearbeiten und QR-Rechnung findest du im Detail hier: Bexio-Rechnungen unterwegs erstellen und versenden.

Wie erfasse und scanne ich Belege unterwegs?

Belege gehen verloren, wenn sie im Portemonnaie oder Handschuhfach landen. Mit der integrierten Scan-Funktion fotografierst du Quittungen direkt ab, schneidest sie automatisch zu und legst sie im Posteingang ab, bereit zur Verbuchung.

Seit Version 1.1.0 schlägt Vexlo dank KI passende Dateinamen im Stil deiner bisherigen Benennung vor. Die Verarbeitung läuft ausschliesslich über in der Schweiz gehostete KI-Modelle; deine Daten bleiben im Land (Swiss Data Promise). Mehr dazu: Belege scannen und digital ablegen mit Bexio.

Funktioniert Bexio auch offline?

Ja, zumindest lesend. Vexlo speichert Rechnungen, Belege und Dateien lokal zwischen (Cache-first). Ohne Internet siehst du deine Daten trotzdem sofort; Änderungen, die eine Verbindung brauchen, werden gesperrt, bis du wieder online bist. Gerade auf Baustellen, im Zug oder im Ausland ist das der Unterschied zwischen «kurz nachsehen» und «geht gerade nicht».

Welche Aktionen offline gehen und welche nicht, steht hier: Bexio offline nutzen: was ohne Internet funktioniert.

Wie sicher ist die mobile Nutzung von Bexio?

Sicherheit entscheidet, ob mobile Buchhaltung überhaupt in Frage kommt. Drei Punkte sind zentral:

1. Anmeldung ohne Passwort-Speicherung. Vexlo meldet sich via OAuth PKCE direkt bei Bexio an. Dein Passwort wird nie in der App gespeichert.
2. App-Sperre. Optional schützt du die App mit Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck; der Gerätecode dient als Fallback.
3. Schweizer Datenverarbeitung. KI-Funktionen laufen auf Schweizer Servern, nicht auf anonymen Clouds im Ausland.

Für grössere Firmen mit mehreren Mitarbeitenden zählt zusätzlich, dass jede Person mit ihrem eigenen Bexio-Login arbeitet und die Berechtigungen aus Bexio übernommen werden.

Bezahlt man für eine Bexio App extra?

Die App selbst lädst du kostenlos aus dem App Store und von Google Play. Ein bestehendes Bexio-Abo genügt. Optionale KI-Funktionen sind Admin-gesteuert; jede Organisation erhält bis zu 25 Gratis-Credits zum Ausprobieren. Es gibt keine versteckte zweite Rechnung nur fürs Handy.

Fazit: Bexio gehört aufs Handy

Mobile Buchhaltung ist kein Kompromiss mehr, sondern der schnellere Weg. Rechnungen direkt nach dem Termin, Belege sofort statt später, Zahlungseingänge als Push. So bleibt die Buchhaltung aktuell, ohne den Feierabend zu kosten. Wer sein Bexio ernst nimmt, hat es dabei.

Am einfachsten probierst du es selbst aus: Vexlo bietet einen Demo-Modus mit Beispieldaten, ganz ohne Bexio-Konto und ohne Login.