Belege scannen und digital ablegen mit Bexio
Quittungen und Belege unterwegs abfotografieren, automatisch zuschneiden und im Bexio-Posteingang ablegen, mit KI-Dateinamen aus der Schweiz. So geht kein Beleg mehr verloren.
Belege scannst du mit einer Bexio App direkt am Ort des Geschehens: Quittung abfotografieren, automatisch zuschneiden, in den Posteingang legen, fertig. Statt Papierquittungen im Portemonnaie zu sammeln und am Monatsende zu suchen, landet jeder Beleg sofort digital dort, wo er hingehört.
Warum sollte ich Belege sofort scannen?
Der teuerste Beleg ist der, der verloren geht. Eine nicht erfasste Quittung bedeutet einen nicht abgezogenen Aufwand und am Jahresende Rätselraten. Wer den Beleg direkt nach dem Einkauf scannt, verhindert genau das. Der Beleg ist gesichert, bevor er überhaupt zerknittern kann.
Wie scanne ich einen Beleg mit Vexlo?
In Vexlo öffnest du den Posteingang, tippst auf «Scannen» und fotografierst den Beleg ab. Die App erkennt die Ränder, schneidet automatisch zu und legt das Dokument im Posteingang ab. Von dort steht es zur Verbuchung in Bexio bereit. Mehrere Belege lassen sich nacheinander erfassen, ohne die App zu verlassen.
Wie helfen KI-Dateinamen beim Ordnung halten?
Seit Version 1.1.0 analysiert Vexlo deine Dokumente im Posteingang und schlägt Dateinamen im Stil deiner bisherigen Benennung vor, für eine einzelne Datei oder viele auf einmal. Du behältst die volle Kontrolle: Nichts wird ohne deine Bestätigung umbenannt, und jede Datei kannst du jederzeit manuell anpassen.
Das Ergebnis sind konsistente, wiederfindbare Dateinamen, ohne dass du sie einzeln tippen musst. Jede Organisation erhält bis zu 25 Gratis-Credits, um die Funktion auszuprobieren; die Aktivierung ist kostenlos und Admin-gesteuert.
Wo bleiben meine Daten?
Bei Belegen geht es oft um sensible Geschäftsinformationen. Deshalb läuft die KI-Verarbeitung ausschliesslich über in der Schweiz gehostete KI-Modelle. Deine Daten bleiben im Land (Swiss Data Promise). Kein Umweg über anonyme Clouds im Ausland.
Belege scannen ist der erste Schritt
Ein sauber gescannter Beleg spart später doppelt: bei der Verbuchung und bei der Suche. Zusammen mit mobil erstellten Rechnungen wird die Buchhaltung so zur Sache von Minuten statt Stunden.
Den ganzen mobilen Workflow zeigt der komplette Ratgeber zu Bexio unterwegs. Wie du Rechnungen gleich mobil erstellst, liest du hier: Bexio-Rechnungen unterwegs erstellen.